ISP roller: Administratör & Studierektor

För varje doktorand ska en ISP upprättas och fastställas av studierektor. Administratör ger ISP-behörighet till huvud- och bihandledare som gäller tillsvidare. Doktorander får ISP-behörighet automatiskt efter registreringen i Ladok/IDAC.

Alla roller i ISP-systemet

ISP roll Funktion i ISP-systemet
Administratör Administratör Ger ISP-behörigheter för både anställda vid KI och för bihandledare som är anställda vid ett annat lärosäte. Administratören kan också granska vissa delar av ISP och kontrollera bilagor (administratör och studierektor behöver diskutera arbetsfördelningen på institutionen).
Huvudhandledare Handledare Skapar en ny ISP i ISP-systemet. Lägger till doktorand, bihandledare samt studierektor till sin ISP. Fyller i/redigerar ISP tillsammans med doktorand och i samråd med alla bihandledare. Reviderar/uppdaterar ISP varje år tillsammans med doktorand och i samråd med alla bihandledare.
Bihandledare Handledare Bihandledare kan logga in i ISP-systemet men har endast läsbehörighet (som bihandledare kan ladda ner ISP som ett icke-redigerbart PDF-dokument). Ingår inte i ISP "godkännandeflödet".
Doktorand Doktorand Skriver/redigerar i skapad ISP tillsammans med handledare och i samråd med bihandledare. Reviderar/uppdaterar ISP varje år tillsammans med huvudhandledare och i samråd med alla bihandledare.
Studierektor Studierektor och fastställare Studierektorn på delegation av prefekten är också fastställaren. Årligen granskar och godkänner (fastställer) eller godkänner inte (skickar ISP tillbaka för revidering eller komplettering).
Biträdande studierektor Ställföreträdande fastställare Årligen granskar och godkänner (fastställer) eller godkänner inte (skickar tillbaka för revidering eller komplettering) där ordinarie studierektor/fastställare är också huvudhandledare till doktoranden.
ISP workflow

Arbetsflöde: Administratör & Studierektor

Nyantagna doktorander:

1. Doktorand är registrerad i Ladok och har aktiverat sitt KI-ID.
Doktoranden får ISP-behörighet automatiskt efter registreringen i Ladok/IDAC.
 

2. Administratör ger ISP-behörighet till doktorandens huvud- och bihandledare.
Öppna manual - Ge ISP behörighet eller se instruktionsfilmer nedan.
 

3. Administratör skickar sedan ett mail till doktoranden och huvudhandledaren om att de kan skapa och fylla i ISP.
Öppna textmall. Institutioner kan uppdatera eller fylla på med information efter sina egna önskemål.


4. Doktorand och huvudhandledaren skickar ISP till studierektor för granskning i ISP-systemet.
Studierektor och administratör kommer att få ett mail från Noreply-ISP om att det finns en ny studieplan att godkänna. Mailet innehåller även samtliga meddelanden som har skrivits i meddelandeloggen längst ner i studieplansformuläret. Information om nya studieplaner finns också på startsidan i ISP-systemet samt under fliken Studieplaner. 


5. Studierektor och administratör granskar ISP tillsammans.
Studierektor och administratör kan granska samtliga flikar men kan inte redigera dem, utan endast godkänna/icke godkänna ISP och skriva i meddelandeloggen. De avgör sinsemellan hur de delar upp ansvaret för granskningen av ISP. Det finns flera olika sätt att arbeta med ISP på institution (se 3 bilder). Se också instruktionsfilmer nedan.

Därefter:

  • Studierektor / administratör godkänner ISP och skickar vidare i flödet (skriver kommentarer i ISP meddelandeloggen, t.ex. vad de har granskat).
    Knappen i iSP-systemet:  Godkänn och skicka vidare (till nästa i flödet)

eller

  • Studierektor / administratör skickar tillbaka till doktorand (och skriver kommentarer i ISP meddelandeloggen - vad behöver redigeras/kompletteras).
    Knappen i iSP-systemet: Godkänn inte och skicka tillbaka till doktorand

6. Fastställare (studierektorn) godkänner och fastställer ISP.
Efter att studieplanen har fastställts finns den enbart att tillgå som PDF. I PDF:en för den fastställda ISP framgår datum för när doktorand, huvudhandledare och fastställare har godkänt ISP.

7. ISP ska vara fastställd senast 3 månader efter studiestart.


8. ISP ska revideras varje år oavsett studietakt.
Varje år, när handledare och doktorand reviderar ISP, markeras det som har ändrats jämfört med den fastställda ISP. Markeringen görs genom att fältet ringas in med blått, även boxen markeras med blått. Om man inte vill att ändringarna ska vara synliga bockas detta i vid Dölj skillnader.

Ett mail från ISP-systemet skickas till doktorand och handledare 11 månader efter att senaste ISP fastställts. Därefter måste en ny version av ISP skapas inom 2 månader. Det är enbart huvudhandledaren som kan initiera en revidering genom att logga in i ISP-systemet och klicka på Välj Åtgärd - Revidera. Efter att handledaren har klickat på knappen Revidera kommer version 2 att skapas. Den tidigare fastställda ISP (version 1) återfinns då under arkiverade ISP. Därefter följer samma process som ovan.

Övriga doktorander:

Doktorander som ska börja använda ISP-systemet i samband med nästkommande årliga uppföljning eller halvtidskontroll ska fylla i ISP på samma sätt som nyantagna doktorander. De ska fylla i alla rutor, beskriva genomförda och planerade aktiviteter/kurser/forskningsarbete samt bifoga alla obligatoriska bilagor. Mycket information kan de kopiera och klistra in i ISP-systemet från sin pappers-studieplan (blankett 3.1 eller 3.2, de flesta har den ett som ett word-dokument).
Om deras nuvarande ISP skiljer sig mycket från den ursprungliga varianten kan doktorander också bifoga sin pappers-studieplan. De kan hänvisa till bilagan i textrutorna i ISP-systemet när de beskriver förändringar i t.ex. examensmålen, forskningsplan, kurser och utbildningsaktiviteter. Denna information finns även på engelska här.


1. Administratör skickar ett e-mail om ISP till alla doktorander och huvudhandledare på institutionen.
Öppna textmallInstitutioner kan uppdatera eller fylla på med information efter sina egna önskemål.
 

2. Administratör ger ISP-behörighet till huvud- och bihandledare vars doktorand ska snart göra sin årliga uppföljning eller halvtidskontroll.
Öppna manual - Ge ISP behörighet eller se instruktionsfilmer nedan.
 

3. Administratör skickar ett mail till doktoranden och huvudhandledaren om att de kan skapa och fylla i ISP. 
Öppna textmallInstitutioner kan uppdatera eller fylla på med information efter sina egna önskemål.
 

4. Doktoranden och huvudhandledaren skickar ISP till studierektor för granskning i ISP-systemet.
Studierektor och administratör kommer att få ett mail från Noreply-ISP om att det finns en ny studieplan att godkänna. Mailet innehåller även samtliga meddelanden som har skrivits i meddelandeloggen längst ner i studieplansformuläret. Information om nya studieplaner finns också på startsidan i ISP-systemet samt under fliken Studieplaner. 


5. Studierektor och administratör granskar ISP tillsammans.
Studierektor och administratör kan granska samtliga flikar men kan inte redigera dem, utan endast godkänna/icke godkänna ISP och skriva i meddelandeloggen. De avgör sinsemellan hur de delar upp ansvaret för granskningen av ISP. Det finns flera olika sätt att arbeta med ISP på institution (se 3 bilder). Se också instruktionsfilmer nedan.


6. Fastställare (studierektorn) godkänner och fastställer ISP. 
Efter att studieplanen har fastställts finns den enbart att tillgå som PDF. I PDF:en för den fastställda ISP framgår datum för när doktorand, huvudhandledare och fastställare har godkänt ISP.


7. Alla doktorander vid KI måste börja använda ISP-systemet senast i december 2021.
Doktorander som räknar med att disputera senast VT 2022 kan välja själva om de vill använda ISP-systemet eller inte.
 

8. ISP ska revideras varje år oavsett studietakt.
Varje år, när handledare och doktorand reviderar ISP, markeras det som har ändrats jämfört med den fastställda ISP. Markeringen görs genom att fältet ringas in med blått, även boxen markeras med blått. Om man inte vill att ändringarna ska vara synliga bockas detta i vid Dölj skillnader.

Ett mail från ISP-systemet skickas till doktorand och handledare 11 månader efter att senaste ISP fastställts. Därefter måste en ny version av ISP skapas inom 2 månader. Det är enbart huvudhandledaren som kan initiera en revidering genom att logga in i ISP-systemet och klicka på Välj Åtgärd - Revidera. Efter att handledaren har klickat på knappen Revidera kommer version 2 att skapas. Den tidigare fastställda ISP (version 1) återfinns då under arkiverade ISP. Därefter följer samma process som ovan.

Instruktionsfilmer

Administratör (film 1): Ge ISP-behörighet till huvud- och bihandledare som tillhör din institution:

Administratör (film 2): ISP-behörighet till bihandledare som tillhör en annan KI-institution:

Administratör (film 3): Skapa extern användare (bihandledare utanför KI)

Studierektor & Administratör: Granska ISP

Obligatoriska bilagor

Se listan över obligatoriska bilagor i ISP-systemet

Uppföljning av forskarutbildning

Öppna bilden med hög upplösning (i detta exempel 4 år på heltid)

PhD 4 years

Behörighet till nya administratörer och studierektorer

Nya institutionsadministratörer, studierektorer och biträdande studierektorer som ska arbeta med ISP-systemet behöver ansöka om behörighet genom att skicka in en signerad blankett. Blanketten skall skrivas under av den administrativa chefen/prefekten på institutionen och mailas till isp@ki.se.

ISP support

Kseniya Hartvigsson

ISP kommunikatör - kontakta mig om ni har synpunkter på webbsidan, filmer och manualer.