Fakturahantering (EFH)

Handbok i ekonomisystemet (UBW)

På sidan om ekonomisystemet (UBW) hittar du stöd kring elektronisk fakturahantering i vårt ekonomi- och affärssystem UBW. Till exempel kring hur du:

• Hanterar leverantörsfakturor
• Godkänner fakturor
• Kontrollerar fakturor
• Attesterar orderlösa fakturor
• Skapar rapporter i self-service

Handbok i ekonomisystemet (UBW)

Här ansöker du om ett konto i ekonomisystemet

Frågor och svar om intern fakturahantering

När behöver jag godkänna/attestera mina fakturor?

När du har fått en faktura för godkännande eller attest i UBW, hantera den gärna så fort som möjligt, även om förfallodatumet ligger några dagar eller veckor fram i tiden.

Efter att du godkänt fakturan passerar den Ekonomiavdelningen och ska attesteras. Sedan skapas en betalningsrapport som skickas vidare till banken. Först sedan får leverantören betalt.

Som myndighet har vi 30 dagars betalningsvillkor, som är en ganska kort tidsram i fall fakturan fastnar hos godkännaren eller attestanten.

Hur ändrar jag projekt vid flera institutionsbehörigheter?

Användare X är anknuten till två olika institutioner, institutionerna A1 och Ö2. Användare X får en faktura med sin ZZ(A1)- referens, vilket betyder att fakturan hamnar på institution A1. Användare X vill att betalningen ska gå från institution Ö2.

Här ska man inte avvisa fakturan för att be oss att ändra institution. Man ska istället välja projekt med institutionsbehörighet Ö2, därefter "konto" och sedan godkänna. Projektet styr institutionsbehörighet och i bokföringen ändras det från A1 till Ö2.

Exempel: ZZIIAAAAAA

ZZ = referens-id (gemensamt för alla)

II = institutionsbeteckning och

AAAAAA = personligt KI-ID

Vad får man avvisa?

Man ska endast avvisa vid makulering av felaktig faktura, det vill säga en faktura som inte är ställd till Karolinska Institutet. Har man frågor kring sin faktura ska man vända sig till sina institutionsekonomer.

Behöver man begära en kredit vid felaktig faktura?

Får man en felaktig faktura ska man kontakta leverantören och begära en kredit. Parkera fakturan och ange kommentar. När krediten kommer, välj projekt, därefter "konto" och godkänn. Detsamma gäller debetfakturan.

Obs! Ange kommentar på båda fakturor så att ekonomerna kan koppla ihop båda fakturorna. Till exempel på debetfakturan kan du skriva: Tillhör kredit med nummer 123456. På kredit fakturan skriver du: Tillhör debet med nummer 78910.