Komma igång i UBW

Inloggning

Det mesta av jobbet utförs i UBW web. För några specifika delar krävs det fortfarande att man använder sig av UBWklient. För att få åtkomst till UBWklienten (om du inte har behörighet tidigare) behöver du fylla i ett formulär som finns i Agresso Web. Formuläret heter Behörighet Business World (Agresso) och finns under menypunkten FormulärLäs mer om hur du ansöker för behörighet till UBW.

Formuläret attesteras sedan utav administrativ chef på aktuell institution och skickas sedan automatiskt vidare till SupportSystems för hantering. Information går sedan ut till dig när du fått sökt behörighet till systemet. Vid frågor kring behörighet till UBW eller problem med inloggning kontakta: supportsystems@ki.se

UBW startas ifrån KI Appcenter. När du fått inloggningsuppgifter och medföljande instruktioner till UBW så loggar du in via Appcenter: https://appcenter.user.ki.se.

För att logga in i Appcenter anges user\ följt av ditt KI-ID (user\KI-ID), lösenord är det samma som till KI-mailen.

Klicka på UBW-ikonen (UBWprod) efter inloggning för att starta UBW.

Följande ruta kommer upp, tryck på Anslut.

När du loggar in i UBW fyller du i användarnamn = KI-ID Företag = A1 och ditt UBWlösenord (var noga med VERSALER och gemener).

När du loggat in med ditt tillfälliga lösenord som du får av systemgruppen så kommer UBW att tvinga dig att byta till ett nytt lösenord som ska bestå av minst åtta tecken.

Lär dig hitta i UBW

De relevanta menypunkterna i UBW innehåller:
De relevanta menypunkterna i UBW innehåller:
Egen meny Din egen meny där du kan lägga till genvägar för rapporter eller funktioner du kör ofta och vill ha snabb tillgång till. Innehåller också genvägar till fakturering, leverantörsbetalningar och registervård.
Agresso Gemensam Här finns institutionens gemensamma funktioner.
Agresso Ekonomi Relevant i menypunkten Ekonomi är huvudbok, anläggningsredovisning, lev- och kundreskontra.
Agresso Logistik Även känt som OLFI (Order, lager fakturering)
Företag/Institutioner Här visas de institutioner (med blå ikoner i nederkant) du har behörighet att arbeta i. Vanligtvis har man endast en ikon med A1. Det är A1 du arbetar i, övriga institutioner/företag innehåller endast historisk data mellan 2007-2012.
Dölja/visa menyn Vill du dölja menyn så att den inte syns hela tiden kan du göra detta genom att trycka på symbolen som ser ut som ett häftstift. Man får då trycka på menyknappen till vänster för att se menyn. För att fästa menyn på nytt så trycker man på häftstiftet igen när man har menyn öppen.

Söka i UBW-menyn

Det går att söka i menyn i UBW efter t.ex. browserfrågor och rapporter. Detta kan vara användbart om du inte vet vart i menyn det du letar efter finns. Man kan t.ex. söka på Åldersfördelat leverantörssaldo eller en del av namnet Åldersfördelat. Man kan även söka på rapportens systemnamn om man vet detta.

Vid högerklick på ett av sökresultatet kommer en ruta Visa i meny fram, klicka på den så visas det var i menyträdet som rapporten/frågan finns.

Byta lösenord

Efter första inloggningen kommer du tvingas att byta till ett eget lösenord. Välj ett lösenord med minst åtta tecken. Bekräfta och tryck OK.

För att byta lösenord vid ett annat tillfälle så görs detta under Arkiv och sedan Byt Lösenord.

Fyll i ditt gamla lösenord och sedan det nya som önskas. Bekräfta genom att skriva det nya lösenordet ännu en gång. Obs! Tänk på att vara noggrann med gemener och versaler i lösenordet.

Funktionstangenter och ikoner i verktygsfält

Om du vill minimera arbetet med musen finns det möjlighet att använda funktionstangenter. De ofta förekommande kommandona så som t.ex. Spara, Sök och Fälthjälp finns det funktionstangenter för. Vilka funktionstangenter som finns att tillgå syns efter varje underrubrik i menyraden, de vanligaste visas nedan:

Funktionstangenter Förklaring
F1 Visar hjälpavsnittet för aktuell skärmbild.
F2 Tömmer belopps- eller datumfält
F3 Anger dagens datum.
F4 Öppnar lista i fält med rullista
F5 Rensa - tömmer skärmbilden utan att spara
F6 Välj
F7 Sök
F8 Hoppar ut till huvudmenyn utan att avsluta aktuell skärmbild.
F9 Fälthjälp
F11 Behåll - flyttar ner och behåller registreringsraden (konteringsraden)
F12 Spara
Alt + F2 Ny rad
Alt + F4 Avslutar UBW
Alt + F6 Zoom
Ctrl + F4 Avslutar aktuell skärmbild
Ctrl + F5 Första - bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild.
Ctrl + F6 Förra - bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild.
Ctrl + F7 Nästa - bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild.
Ctrl + F8 Sista - bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild.
Ctrl + C Kopiera
Ctrl + V Klistra in
Ctrl + P Skriv ut
Ctrl + TAB Hoppar till nästa öppna skärmbild utan att avsluta aktuell skärmbild.
Ctrl + F11 Ändra rad - flyttar upp raden till registreringsraden.
Del Ta bort
TAB Flyttar markören till nästkommande fält

Shift+F X Väljer de olika valen under verktygsmenyn i den aktuella skärmbilden. I och med att valen under verktygsmenyn varierar i de olika skärmbilderna får du själv hålla reda på vilken funktionstangent du ska använda i kombination med Shift-tangenten. Är du t.ex. i huvudmenyn är första valet Byt lösen. För att välja detta trycker du Shift+F1.

Utsökningar

Generellt används så kallade jokertecken i samtliga frågebilder och vid sökning i textfält. Dessa tecken ersätter andra okända tecken. Jokertecknet ersätter hur många tecken som helst, även inget tecken (blank förekomst). De främst förekommande tecknen i UBW är * och ?.

Exempel på sökningar med jokertecken *:

3* Visar allt som börjar på 3

45* Visar allt som börjar på 45

Exempel på sökningar med * och ?:

57?1 Söker oavsett värde i position tre och visar 5711, 5721, 5731, 5741 osv.

3?1? Söker oavsett värde i position två och fyra, och visar 3011, 3412 osv.

?* Söker efter rader där kolumnen innehåller värden med minst ett tecken (du slipper blanka förekomster).

*böcker* Söker i en textkolumn efter texten böcker. Den eftersökta texten kan stå i början, mitten eller slutet av kolumnen, eftersom * är skrivet på bägge sidor om texten.

Utskrifter i UBW

För att skriva ut gå till Arkiv i menyn och välj Skriv ut, alternativt använd kommandot Ctrl+P.

Vill man skriva ut i liggande orientering gå in på alternativet Sidinställning alternativet ovanför Skriv ut på bilden ovan. För att förhandsgranska innan utskrift välj alternativet Förhandsgranska.

Utskrifter i UBW kan bli väldigt små och otydliga. Anledningen till detta är att UBW skriver ut det aktiva fönstret utefter hur stort fönstret är på skärmen. Det betyder att om formatet på fönstret är stort så blir utskriften på papper mindre då mer information måste få plats. Blir utskriften för liten och otydlig kan fönstret minskas till det område som önskas skrivas ut till storleken på pappret.

UBW på distans

Du behöver inte vara på din arbetsplats och ansluten till KI-nätverket för att kunna logga in och arbeta i UBW. För att kunna logga in och arbeta hemifrån eller från ett annat externt nätverk så behöver du ha den VPN-lösning som KI använder installerad och påslagen på din dator. Instruktioner för VPN-klienten finns på följande länkar:
För PC: https://ki.se/medarbetare/manual-vpn-for-pc
För Mac: https://ki.se/medarbetare/manual-vpn-for-mac

Problem med UBW/felanmälan

Drift och support av UBW sköts av support systems. Vid åtkomstproblem och behov av support kontakta: supportsystems@ki.se

Försök att beskriva problemet så utförligt som möjligt och bifoga gärna ett skärmutklipp och eventuella felmeddelanden.

Frågor rörande kontering och redovisningstekniska frågor hänvisas till redovisning@ki.se