Registervård

I det här avsnittet visas hur du kan söka fram befintliga begreppsvärden, skapa och underhålla begreppsvärden samt hur du skapar och kopplar personliga forskar-ID:n (FOID:s).

Underhåll av projektstruktur

Organisationsstrukturen i UBW är i huvudsak uppbyggd av fyra begrepp som sorteras hierarkiskt enligt pyramiden: INST, AVDEL, ENHFOR och TEAM. Mellan dessa begrepp krävs det att relationer är uppsatta för att kedjan och hierarkin ska fungera. Administrationen av organisationsstrukturen genomförs i Primula som sedan speglas i UBW.

Institutionen äger själv sin projektstruktur och ansvarar både för att skapa och stänga begrepp och koppla olika relationer mellan begreppen för att bygga en väl fungerande struktur. Begreppet INST är hårdkodat till respektive institution och med den nuvarande uppsättningen av UBW är begreppet PROJ bundna till att börja med institutionens prefix, exempelvis måste alla begrepp på INST C1 börja med ”C1”.

Översyn av befintlig struktur

Innan du skapar nya begrepp i registret är det bra att först fråga sig om det nya begreppet verkligen är nytt eller om det kan sorteras in i ett redan befintligt begrepp. Det är även bra att fråga sig vilken relation begreppet ska ha till andra begrepp i hierarkin innan det läggs upp. På det sättet minimeras risken att skapa begrepp som sedan inte används optimalt i projektstrukturen. Om du är osäker på om ett begrepp redan finns i den befintliga strukturen kan du söka på samtliga befintliga begrepp i Begreppsvärden.

Gemensam → Begrepp och relationer → Begreppsvärden

Du väljer sedan ett begrepp att söka på, exempelvis PROJ och skriver ett sökkriterium i cellen under Begreppsvärde (exempelvis C1* för samtliga PROJ inom institutionen C1). Sök med Ladda. Samma typ av sökning går att göra på AVDEL, ENHFOR, TEAM etc, det är bara att ändra i rutan Begrepp. Du kan även välja vilken status som du vill filtrera ut, så som Aktiv, Parkerad, Stängd

Underhåll av begreppsvärden

För att skapa nya och underhålla befintliga begreppsvärden går du in via Gemensam → Begrepp och relationer. Där väljer du ifall det är ett projekt eller ett FOID du vill underhålla.

För att skapa ett nytt begreppsvärde skriver du in vilket begrepp du vill skapa för, exempelvis PROJ om du vill skapa ett nytt projekt. Skriv sedan in vad projektet ska ha för nummer i begreppsvärde och slutligen en beskrivning av projektet. Baserat på vilken typ av begrepp ni skapar kommer systemet öppna upp de fält som måste fyllas i för att kunna spara. För PROJ måste VERKS fyllas i och ett antal relationer. Om du har missat ett obligatoriskt fält kommer systemet varna och markera vilka fält som du har missat. Om du vill uppdatera ett befintligt begreppsvärde söker du begreppsvärdet i fältet ”Begreppsvärde” och uppdaterar precis som när du skapar ett nytt begreppsvärde.

Gå sedan vidare till fliken Relation för att koppla begreppet till de obligatoriska relationerna. Exempelvis Koppla projektet till ett Team för attestregelverket. Tryck sedan spara. Enhet och Avdelning kommer uppdateras efter en stund då det krävs en rapport som ändrar det.

Koppla projekt till FOID

För att en forskare ska kunna se sina projekt i Forskarwebben behöver du koppla begreppet PROJ till forskarens FOID.

Gemensam → Begrepp och relationer → Relationer → Begrepp per relation

 

Välj FOID som relation och forskarens specifika KI-ID och sedan PROJ i Begrepp. Ställ dig i fältet Från värde och skriv in önskat/önskade projekt genom att antingen fylla i en grupp av projekt med jokertecken * eller specifika projekt. Tryck spara.

Forskaren ska nu kunna se dessa projekt i Forskarwebben. OBS! Notera att körningar av ny data till Forskarwebben från UBW sker nattetid. Ändringar syns först morgonen därpå.